tugas sekretaris

Tugas Tugas Seorang Sekretaris



Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

1.      Menerima tamu

2.      Menerima telepon

3.      Mengambil dikte dan melatinkan

4.      Menyimpan surat

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Pada dasarnya tugas-tugas  sekretaris meliputi :

1. Tugas-tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:

a.          Membuka surat.masuk untuk pimpinan

b.         Menerima dikte.

c.          Menerima dan melayani  tamu serta bertamu mewakili pimpinan.

d.         Menerima dan melayani  telepon serta menelpon.

e.          Menata arsip/surat.

f.          Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)

g.         Mengurus dan mengendalikan surat

h.         Menyiapkan pembuatan laporan

i.           Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

j.           Mengelola kas kecil

k.         Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

2. Tugas-tugas khusus

Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga  pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut
http://dewinuranisa.blogspot.co.id/2014/01/tugas-tugas-seorang-sekretaris.html?m=1

alat alat perkantoran

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb.

Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dsb.

 Penanganan perlengkapan kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang digunakan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah di tentukan melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa, dll.

Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administrative (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri ).

Pengeluaran
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepala unit berdasarkan bon permintaan dan harus di catat pada buku pengeluaran barang.

Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus-menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai saat diperlukan.

Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

Fungsi peralatan kantor antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. Berikut adalah peralatannya :

Mesin penghancur kertas
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.

http://ghesa123.weebly.com/home/peralatan-kantor